<p><span class="ql-size-large">一、信息共享不及时，同步性不高</span></p><p><span class="ql-size-large">在没有项目管理工具前，大家可能虽然能通过日常的沟通工具进行交流，但是这是不系统、正式的，也不能及时性的向所有相关人员传达;同时大家也不可能做到那么同步处于联系状态。</span></p><p><span class="ql-size-large">但是有了软件工具就不同了，项目成员们一直是实时将项目相关信息录入系统内的，所有登录系统的人都可以及时看到，也没有时效限制，对于自己想要的信息，也可以及时找到。</span></p><p><br></p><p><span class="ql-size-large">二、汇报任务费效率，属无效工作</span></p><p><span class="ql-size-large">我们知道会议是一个有效且正式的沟通形式，但是在具体工作中，更多事情的了解是不值当运用较为正式的形式和花费过多时间的。如项目团队中每个人每天的工作进展，其中可能有些人之间会有一定关联度，但是频率若过高就显得变化不大，似乎就没那么重要，于是传统的项目工作中大家工作汇报的效率就会显得很低。</span></p><p><span class="ql-size-large">这个工作是特别适合运用软件工具去做的，系统中直接记录了自己每天做的事，还可以选择自动形成数据表格、图标等不同展现形式，如此就可以直观的让大家看到你工作的进度，不需要成员再各自花时间整理、赘述。</span></p><p><br></p><p><span class="ql-size-large">三、相关方信息不一致，出现误差</span></p><p><span class="ql-size-large">这一点属于前两点的延续，项目信息不能及时共享、任务汇报效率低，那么项目参与者们就不可能及时了解自己想要的信息。</span></p><p><span class="ql-size-large">项目除了直接的执行团队，还有不少利益相关方，大家对项目的参与度、关联性各不相同，那么获得项目进度的时间、频率、渠道也不同，因此这些人就可能出现信息误差，即：信息不对等的情况。而项目相关的目标、范围、需求等这些却是需要所以相关方们认可的，信息的不对等就会使确认过程拖长或出现错误。</span></p><p><span class="ql-size-large">这时如果使用了软件工具的团队就会方便很多，所有项目参与者都可以实时了解到自己权限内的项目信息，那么大家接受到的项目情况都是一致的，不会出现传递误差等。</span></p><p><br></p><p><span class="ql-size-large">四、风险发现不及时，问题处理慢</span></p><p><span class="ql-size-large">项目管理的难点所在就是问题、风险的处理，而处理问题最重要的一点就是要快、准、狠。因此当项目出现了危险可能，大家没有人员及时发现，那么产生的损失就会无限扩大。</span></p><p><br></p><p><span class="ql-size-large">相对于人为主动发现，项目工具就可以及时帮助提醒风险出现的可能，而且系统中对项目情况直观地展现，也可以让大家较为主动、容易发现项目的异常。如此工具化加简易化的预警模式自然会大大降低项目风险的可能。</span></p>